C’è stato un anno, il 2018 appunto, in cui una parola rimbalzava ovunque. Dai siti web ai blog, dai social network ai forum, passando per webinar ed eventi, tutti parlavamo di GDPR. Un acronimo che nel giro di sei mesi era diventata quasi una spaventosa minaccia. Ci siamo chiesti come raccogliere i dati senza violare questo regolamento e quali strumenti fossero a norma. Bè, HubSpot è sicuramente uno di questi. Oggi ti diremo come e perché può aiutarti!
Tanto tuonò che piovve. Dopo il rumoroso chiacchiericcio, discussioni e dibattiti, il 25 maggio 2018 il GDPR è entrato in vigore. Finalmente le aziende, i marketer e le società dovevano tenere conto delle reali richieste degli utenti e soprattutto fare attenzione a come contattare i proprietari di quei dati, assicurandone una gestione puntuale.
Chi fa lead generation, quindi, non avrebbe potuto più contattare il singolo lead con una email personale, se l’utente non ha espressamente acconsentito. I fornitori di servizi non possono più mandare preventivi senza aver ricevuto esplicita richiesta e così via.
Ma esattamente cos’è il GDPR e dove va applicato?
Definizione breve della GDPR
Il GDPR (General Data Protection Regulamentation) è un dispositivo legale, una legge che ha stabilito un concetto molto semplice: ogni singolo cittadino è il titolare di tutti i dati che lo riguardano. Può quindi essere lui, e solo lui, a scegliere a chi cedere questi dati, perché, con quale scopo e per quanto tempo.
L’intera normativa si basa quindi sulla filosofia della cessione del dato per i soli scopi espressamente ed esplicitamente richiesti dal cittadino-utente. In altre parole, se a un evento lasci il tuo contatto al Sales di un’azienda che fornisce un servizio di pulizie per avere una brochure e un preventivo, ti aspetterai di ricevere solo queste informazioni. L’azienda alla quale hai ceduto i tuoi contatti non può e non deve inviarti altre comunicazioni come newsletter. Come se non bastasse, tu puoi richiedere che i tuoi dati vengano cancellati ed essere dimenticato dalla società in questione.
Il GDPR praticamente si applica a qualsiasi strumento per la raccolta dei dati:
Sì. Ovunque!
A questo punto, avrai capito che non ti basterà generare la tua privacy policy per essere GDPR compliant. No. Al contrario, dovrai dotarti di uno strumento che ti permetta di gestire i tuoi contatti e i loro dati personali con facilità, distinguendo i vari permessi e assicurandoti che questi possano chiederti di essere dimenticati facilmente.
E se ti dicessimo che c’è un software, cloud-based, totalmente gratuito che ti permette di rispettare la normativa GDPR e di fare le tue attività di marketing e di sales, assicurandoti di non commettere alcun abuso?
Questa suite si chiama HubSpot e ha tutta una serie di feature pensate proprio per accompagnarti in questo percorso.
Come tutelare i tuoi utenti con HubSpot
Se operi in Europa, a questo punto, dopo oltre due anni dall’entrata in vigore, lo saprai: se vuoi gestire i dati dei tuoi prospect e dei tuoi clienti, devi farlo nel rispetto della GDPR. Un semplice CRM perciò potrebbe complicarti un po’ le cose.
Immagina di dover aggiornare a mano tutte le informazioni sui tuoi contatti. Sì, lo sappiamo: sarebbe un’epopea, soprattutto se ti trovi a gestire grossi pubblici.
HubSpot ha messo quindi a punto tutta una serie di opzioni che sono pensate proprio per te e per i tuoi lead che, appunto, non dovranno fare altro che preoccuparsi di approfittare dei tuoi contenuti. Tu, invece, dovrai solo fare le strategie; sarà HubSpot stesso a sapere chi può essere il destinatario di certi contenuti e chi no.
A questo punto perciò non ci resta che vedere nel concreto le feature di HubSpot per la GDPR.
Le 6 feature principali per la GDPR di HubSpot
1. Basi giuridiche e legali per il processo del dato
Lo dicevamo poco prima, prima di mandare qualsiasi comunicazione a un contatto, la tua azienda deve essere certa di avere le basi legali per farlo. Questo contatto può essere un prospect che ha preso contatti con te (su LinkedIn per esempio), può aver compilato un form o aver telefonato in azienda e richiesto espressamente di ricevere una quotazione. HubSpot è in grado di gestire tutte queste informazioni che puoi modificare automaticamente (se per esempio il contatto compila un modulo online) oppure manualmente.
Infine, dal pannello hai modo di verificare la storia del contatto, controllando quando ti ha dato l’autorizzazione a far cosa o quando l’ha modificata.
2. Consenso e gestione del consenso
I tuoi contatti devono essere liberi di decidere in che misura tu puoi processare e usare i loro dati. Possono per esempio dirti che vogliono ricevere le tue newsletter, ma non vogliono essere inseriti in alcun flusso di nurturing. Possono voler ricevere e-mail su un dato argomento dopo aver scaricato una risorsa gratuita, ma scegliere di rinunciare alle tue newsletter oppure chiederti di non essere contattati da un sales. HubSpot ha perciò messo sul mercato una gamma di feature che ti permette di mandare certe email solo a chi vuole riceverle, evitando dissapori e multe!
Inoltre, te lo dicevamo prima: i tuoi contatti hanno il diritto di sapere, anche a distanza di tempo, perché hanno ricevuto un certo messaggio. Grazie ad HubSpot non solo sarai tu a sapere quali preferenze un dato contatto ha dato, ma anche lo stesso utente. Tramite un semplice link, che trova in basso nelle email, i tuoi lead potranno sapere per cosa possono essere contattati. Semplice e veloce. No?
3. Cookies
Come saprai, HubSpot fa un uso importante dei cookies. È tramite questi dati, infatti, che riesce a mostrare al tuo pubblico dei contenuti in target. Va da sé quindi che i tuoi utenti debbano sapere che tu stai approfittando di quel dato per offrirgli la migliore esperienza possibile. Ecco perché HubSpot nelle sue policy (e quindi nelle tue) informa espressamente di questa eventualità.
4. Accesso e portabilità del dato
E se i tuoi contatti avessero un dubbio? E se non fossero sicuri di averti dato il consenso? Oltre ad accertarsi di averti dato quel permesso, possono chiederti di avere in formato CVS o Excel tutti di dati che ti hanno passato e quindi decidere il da farsi (come vedremo a breve).
5. Modifica e cancellazione dei dati
Nel tempo, lo sappiamo, il tuo pubblico può cambiare il proprio indirizzo e-mail, la città di residenza o le proprie preferenze. HubSpot ne è perfettamente consapevole, tant’è che permette ai tuoi utenti di modificare in autonomia i dati che ti ha passato o di autoeliminarsi, tutelando la privacy dei tuoi contatti e mettendo il tuo business al riparo da inutili contenziosi.
6. Sicurezza del dato
Centrale nel GDPR è la privacy degli utenti che devono essere tutelati a ogni costo. Per farti un esempio sciocco, lasciare i tuoi contatti in un Excel che può essere aperto da tutti espone i tuoi contatti a una violazione e la tua azienda a salatissime multe. HubSpot è da sempre accortissimo anche su questo aspetto infatti ha reso l’intero database crittografato, aumentando la sicurezza e creando dei protocolli di autenticazione che praticamente eliminano anche la possibilità che il tuo CRM venga hackerato, causandoti danni economici, commerciali e legali.
Sì. Fare lead-generation oggi è ancora possibile. Viviamo solo in un’epoca in cui è diventato cruciale tutelare i lead e l’unico modo per farlo è il migliore: conoscere la normativa, dotarsi di una privacy policy e approfittare delle potenzialità che la tecnologia ci mette a disposizione. HubSpot di questo ne ha fatto un mantra offrendo, appunto, tutte le feature di cui ti abbiamo parlato anche nella versione gratuita del CRM. Provare per credere!
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