Come organizzare riunioni produttive

Una delle irritazioni cutanee più diffuse tra i membri di qualsiasi tipo di organizzazione è la “riunionite”. Per capire se ne siete stati infettati non dovete guardare la vostra pelle ma osservare la reazione interna che avete ogni qual volta ascoltate la parola “riunione”.

Sono tante le citazioni sulle riunioni ma quella che mi piace di più è di John C. Maxwell: “La maggior parte delle riunioni è produttiva come l’accoppiamento dei panda in cattività”.

Non vorrei però essere etichettato come un estremista del partito “free from meetings” perché ritengo sia fondamentale incontrare le persone, i propri collaboratori o colleghi, è giusto e doveroso fermarsi e fare il punto della situazione ma soprattutto è indispensabile un momento in cui ci si possa guardare in faccia e capire dove stiamo andando e soprattutto con chi stiamo viaggiando. Il problema non sta nella parola riunione ma, come in tutte le azioni, nel “perché” e nel “come”.

Perché organizzare un meeting con i tuoi collaboratori? 

Pianificare riunioni a raffica con il solo fine di riempire le agende per convincerci e ostentare che “stiamo sul pezzo” è sicuramente la più improduttiva e inutile delle motivazioni. Non possiamo neppure pensare di stabilire incontri ad ogni minimo imprevisto perché questo fermerebbe la produttività delle persone e sottrarrebbe loro tempo prezioso. Per questi motivi è fondamentale, prima organizzare riunioni, stabilire la motivazione che ci spinge ad incontrare le persone.

Se fermare troppo spesso i dipendenti di un’azienda genera improduttività immaginate cosa possa generare questo comportamento per un team di venditori. Al dipendente il tempo è pagato dall’azienda, al venditore il tempo viene pagato dai risultati.

Una sales manager deve mettere in conto il costo di fermare le persone.

Dobbiamo trovare delle motivazioni valide per stabilire una riunione, prendo in prestito l’immagine che ci offre la Formula 1 con il pit stop: l’auto si ferma per migliorare le prestazioni (solitamente vengono cambiate le gomme e nel frattempo controllati gli equilibri).

3 buone C per organizzare una riunione: le motivazioni

1) Celebrare

Celebrare. I risultati vanno condivisi, esaltati ed evidenziati. Se veramente crediamo nel valore delle persone come cardine principale per il raggiungimento degli obiettivi dobbiamo allora, ad ogni obiettivo raggiunto, chiamare la nostra squadra e festeggiarlo insieme.

È diffusa l’idea, da parte di molti manager, che traguardare un obiettivo assegnato rientri nell’ordinario dovere del collaboratore; le cose non stanno così. La motivazione delle persone passa attraverso il riconoscimento degli sforzi messi in campo, del lavoro e dei sacrifici fatti.

Non dobbiamo pensare che solo i soldi motivino le persone, tutt’altro. I soldi sono una componente indispensabile ma rappresentano solo un pezzo del puzzle della motivazione.

Qualcuno potrebbe domandarmi: “…e se arrivassero 10 successi in 10 giorni?” avrai 10 buoni motivi per organizzare un incontro! Non fate economia di riconoscimenti e complimenti, una riunione per celebrare un successo è una riunione produttiva.

2) Calibrare

Calibrare. Un Sales Manager deve misurare e verificare che le performance vadano nella direzione assegnata e capire/guardare i cambiamenti del mercato. Sia performance che mercato sono soggetti a variazioni frequenti e questo non deve giustificare incontri continui perché significherebbe fermare l’auto (…ricordate sempre la F1) ad ogni curva. Ma ci sono momenti in cui bisogna calibrare bene la macchina per poter correre meglio e di più, allora ecco una nuova motivazione per organizzare un incontro con la squadra.

3) Coinvolgere

Coinvolgere. Un buon motivo per pianificare una riunione è quando si ha il sentore che le persone del proprio team stiano lavorando ogni uno per conto proprio. Nelle organizzazioni dedicate alla vendita si potrebbe correre il rischia di pensare al venditore come un solista e quindi non ritenere necessario il coinvolgimento nel team o nelle strategie aziendali. Oggi più che mai è necessario sviluppare la sensibilità ad essere team. Qualcuno ha detto che uno (1) è un numero troppo piccolo per fare grandi cose da solo e uno moltiplicato per uno fa sempre uno. Quando sentite puzza di “solitarismo” è buono organizzare una riunione che aiuti a ristabilire il senso di appartenenza.

 

 

Come condurre un incontro di successo

Passiamo dal perché al come gestire i nostri incontri.

Come abbiamo detto all’inizio del nostro articolo, la parola riunione suscita spesso delle reazioni, o irritazioni, a causa di cose che incutono paura, eccone alcune:

• Il tempo: la paura di sapere a che ora entrare e non poter stimare l’ora di uscita. Si prova la sensazione di essere prigionieri;
• Il luogo: spesso i luoghi delle riunioni sono dei veri e propri bunker senza finestre, con sedute scomode e mal illuminate. Il luogo svolge un ruolo fondamentale per la concentrazione e lo stato d’animo delle persone;
• Le slide: pensare di stare ore e ore a guardare decine di slide scorrere crea una vera e propria sensazione di soffocamento.
• La sorpresa: ho letto da qualche parte che le sorprese sono gradite solo nel giorno del compleanno! La paura di ricevere qualche comunicazione negativa è sempre dietro l’angolo, questa sensazione è il prodotto di chi vive in un ambiente dove è diffuso il “solitarismo”.

Incontrare le persone è un momento di grande valore, quando chiamiamo a raccolta dobbiamo:

• Conoscere bene quello che vogliamo comunicare. Un manager deve prepararsi con largo anticipo all’incontro e studiare gli argomenti che deve trattare. Non possiamo parlare di cose che non conosciamo, non sto invitando ad imparare a memoria un copione ma nemmeno possiamo darci all’improvvisazione. Le persone si accorgono subito se abbiamo padronanza della materia. La nostra preparazione aiuta a far crescere la credibilità nei confronti dei nostri collaboratori;
• Veicolare i contenuti nella maniera più creativa possibile: per attirare l’attenzione delle persone devi metterci passione, non fermarti alla fredda compilazione di qualche slide seguendo le regole dell’accademia del sonno: 3 punti, grassetto, animazione ruotante eccetera. Usate strumenti creativi, se c’è bisogno di mettere su un processo provate con un bel cartellone disegnando una mappa; se bisogna presentare un nuovo prodotto/servizio utilizzate qualche video che emozioni e non la solo proiezione della scheda tecnica. Fate interagire le persone sul vostro lavoro (dai post it alle risposte su format online).
• Date colore alle vostre parole, utilizzate i colori nelle slide (senza però esagerare);
• Coinvolgere tutti i presenti con una comunicazione interattiva: fai domande, domanda come sta andando, fatti raccontare dai tuoi collaboratori le loro esperienze, sprona le persone ad aprirsi. Crea un ambiente inclusivo. Ricordati che non sei un giudice, ma un coach. Chiedi il parere dei partecipanti, rendili partecipe delle prossime azioni. Non fare omelie per quelle ci sono le chiese;
• Stabilire dei tempi certi: un orario certo attiva una certa attenzione. Stabilire la durata è importante perché ci permette anche di stabilire quando dire le cose. Immagina di avere un semaforo in aula: verde, si parte. Giallo, attenzione stai andando verso la fine. Rosso, fermati. Rispettare il tempo che abbiamo stabilito genera ulteriore credibilità e alla prossima riunione le persone verranno volentieri;
• Evidenziate i casi di successo attraverso lo storytelling. Il successo non può essere rappresentato solo dai numeri deve essere trasmesso con delle emozioni per questo è importante imparare a “raccontare” le storie. Un leader deve saper comunicare e deve saper penetrare nella mente e nel cuore delle persone;
• Raccogliere i feedback dai partecipanti. Scrivete e segnatevi i feedback che ricevete dai vostri collaboratori. È indispensabile scriverli per poterli rileggere con calma e nel tempo. Verba volant scripta manent. Scrivete, scrivete, scrivete. Scrivere significa immagazzinare, per scrivere bisogna ascoltare, capire e guardare. 

Alla fine di ogni incontro vi consiglio di fare quello che io faccio da qualche anno e che mi ha molto arricchito: inviate un messaggio privato ad ogni singolo partecipante ringraziandolo per la partecipazione attiva e chiedendogli cosa si è portato dal vostro incontro.

Ultima nota importante: le riunioni non devono mai sostituire l’incontro quotidiano e il costante dialogo con i vostri collaboratori.

 

Rivedere le riunioni è solo il primo passo per rivoluzionare le tue vendite. 
E, oggi, non hai alcun modo per fare sales, se non seguire una metodologia diversa.
La vendita è cambiata!